FUNGSI DAN PERAN HUMAS

Fungsi Public Relations

Fungsi Public Relations

Terdapat tiga fungsi Public relations menurut Betrand R. Canfield yang dikutip oleh Onong Uchjana Effendy dalam bukunya Human Relations dan Public Relations yaitu : fungsi public relations

1. mengabdi kepada kepentingan publik
2. memelihara komunikasi yang baik
3. menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik (1993:137)

sedangkan menurut Cutlip Center yang dikutip oleh Frida Kusumastuti dalam bukunya Dasar-Dasar Humas  mengemukakan bahwa fungsi PUBLIC RELATIONS meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi 
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum
4. Membina hubungan secara harmonis antar organisasi dan publik , baik internal maupun eksternal (2004:23)

Dapat dikatakan bahwa fungsi Public Relations adalah memelihara , mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul atau meminimalkan munculnya masalah. Public Relations  bersama-sama mencari dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar dan menyampaikan kebijaksanaan manajemen pada publik dan juga menyampaikan opini publik pada manajemen juga  kepada semua pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian yang didasarkan pada kenyataan, kebenaran dan pengetahuan yang jelas dan lengkap dan perlu diinformasikan secara jujur, jelas dan objektif    

Tugas Public Relations

Tugas –tugas pokok dari Public Relations perusahaan menurut Colin Couldon – Thomas dalam bukunya Public Relations Pedoman Praktis untuk PR adalah sebagai berikut :

1. mengevaluasi kekuatan dan kelemahan perusahaan, baik perusahaan sendiri maupun perusahaan saingan juga ancaman dan peluangnya, mendiagnosis masalah-masalah yang dapat dipecahkan melalui sarana-sarana public relations, mengidentifikasi masyarakat yang dituju dan saluran-saluran yang paling efektif digunakan untuk menjangkau mereka.  
2. Memberi nasihat kepada pihak manajemen di semua tingkatan, terutama mengenai perkembangan intern dan ekstern yang mungkin dapat mempengaruhi reputasi perusahaan dalam hubungannya dengan kelompok-kelompok lain yang menjadi sasaran komunikai perusahaan.
3. Menjadi ahli depositor karena itu harus mengetahui semua aspek komunikasi perusahaan baik intern maupun ekstern
4. Membuat kontak dengan para pengambil keputusan ekstern yang penting
5. Memastikan arus informasi yang efektif untuk kelompok-kelompok masyarakat yang terpilih
6. Membentuk komisi-komisi riset untuk proyek-proyek khusus agar dapat menentukan dan memperkirakan situasi dan masalah atau mengukur efektivitas program-program dari public relations yang telah dilaksanakan  
7. Mengevaluasi masalah-masalah dan aktivitas public relations  sehingga dapat memberikan laporan-laporan yang teratur kepada pihak manajemen 
8. merencanakan dan memanage kegiatan-kegiatan delegasi perusahaan  
9. Membantu bagian-bagian lain dengan menganalisis masalah-masalah komunikasi, menulis dan menerbitkannya
10. Memastikan seluruh organisasi dan tidak melakukan sesuatu tindakan yang dapat mencemarkan nama baik organisasi.(1996:18)  

Lima pokok tugas Public Relations sehari-hari menurut Maria Assumpta Rumanti dalam buku Dasar-Dasar Public Relations Teori dan Praktik  adalah :

1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan , tujuan, serta kegiatan yang dilakukan
2. Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat
3. Memperbaiki citra organisasi
4. Tanggung jawab sosial dimana Public Relations merupakan instrument untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut.
5. Komunikasi.  Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus Yaitu komunikasi timbal balik dalam fungsinya komunikasi itu sentral.(2002:39)      

 Tugas Public Relations menurut oxley yang dikutip oleh Yosal Iriantara dalam bukunya Manajemen Strategis  menyebutkan bahwa tugas Public Relations adalah

a.       Memberi saran kepada manajemen tentang semua perkembangan internal dan eksternal yang mungkin mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik-publiknya

b.      Meneliti dan menafsirkan untuk kepentingan organisasi, sikap publik-publik utama pada saat  ini atau antisipasi sikap publik-publik pokok  terhadap organisasi

c.       Bekerja sebagai penghubung antara manajemen dan publik-publiknya dan

d.      Memberi laporan berkala kepada manajemen tentang semua kegiatan yang mempengaruhi hubungan publik dan organisasi (2004:45)

Tugas Public Relations pada intinya adalah untuk memberi layanan pada orang-orang yang disebut manajemen itu. Kegiatan Public Relations menurut Lesly yang dikutip oleh Yosal Iriantara dalam bukunya Manajemen strategis Public Relations adalah sebagai berikut :   

1. Prestise atau citra yang favourable dan segenap faedahnya
2. Promosi produk atau jasa
3. Mendeteksi dan menghadapi isu dan peluang
4. Menetapkan postur organisasi ketika berhadapan dengan publiknya
5. Good will para stokeholder dan konstituen
6. Mencegah dan memberi solusi masalah perburuhan
7. Mengayomi good will komunitas tempat organisasi jadi bagiannya
8. Good will karyawan dan atau anggota organisasinya
9. Mengatasi permasalahan dan prasangka
10. Mencegah serangan
11. Good will para pemasok
12. Good will pemerintah
13. Good will bagian lain dari industri
14. Good will para dealer dan menarik dealer lain
15. Kemampuan untuk mendapatkan personel terbaik
16. Pendidikan publik untuk menggunakan produk atau jasa
17. Pendidikan publik untuk satu titik pandang
18. Good will para customer atau para pendukung
19. Investigasi sikap pelbagai kelompok terhadap perusahaan
20. Merumuskan dan membuat pedoman kebajikan
21. Mengarahkan perubahan (2004:57)

Citra

Bagi Public Relations menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi dan seterusnya tetapi terletak pada :

1. bagaimana organisasi bisa mencerminkan yang dipercayai memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi.
2. Dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks.

Pada saat ini banyak perusahaan atau organisasi memberikan perhatian terhadap pembangunan suatu citra yang positif atau baik dimana  menguntungkan bagi suatu perusahaan atau organisasi tersebut tidak hanya melepaskan diri dari terhadap terbentuknya suatu kesan publik negatif atau buruk. Citra perusahaan adalah komoditas yang rapuh atau mudah pecah namun kebanyakan perusahaan juga meyakini bahwa citra perusahaan yang positif adalah esensial, sukses yang berkelanjutan dan dalam jangka panjang. Citra menurut Katz yang dikutip oleh Soemirat dan Ardianto dalam buku Dasar-Dasar Public Relations adalah cara bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang , suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan mempunyai citra. Setiap perusahaan mempunyai citra sebanyak jumlah orang yang memandangnya. Berbagai citra perusahaan datang dari pelanggan perusahaan, pelanggan potensial, bankir, staf perusahaan, pesaing, distributor, pemasok, dan gerakan pelanggan di sektor perdagangan yang mempunyai pandangan terhadap perusahaan(2004:113). Citra menurut Frank Jefkins yang dikutip oleh Soemirat dan Ardianto dalam bukunya Dasar-Dasar Public Relations  mengungkapkan bawa citra adalah kesan yang diperoleh berdasarkan pengetahuan dan pengertian seseorang tentang fakta-fakta atau kenyataan (2004:114). Lima jenis citra (image) yang dikemukakan oleh Frank Jefkins dalam buku Public Relations , yakni:

1. Citra bayangan (mirror image). Citra ini melekat pada orang dalam atau anggota-anggota organisasi––biasanya adalah pemimpinnya––mengenai anggapan pihak luar tentang organisasinya.
2. Citra yang berlaku (current image). Adalah suatu citra atau pandangan yang dianut oleh pihak-pihak luar mengenai suatu organisasi.
3. Citra yang diharapkan (wish image). Adalah suatu citra yang diinginkan oleh pihak manajemen.
4. Citra perusahaan (corporate image). Adalah citra dari suatu organisasi secara keseluruhan, jadi bukan sekedar citra atas produk dan pelayanannya.
5. Citra majemuk (multiple image). Banyaknya jumlah pegawai (individu), cabang, atau perwakilan dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat memunculkan suatu citra yang belum tentu sama dengan organisasi atau perusahaan tersebut secara keseluruhan. (2003:20)

Efek kognitif dari komunikasi sangat mempengaruhi proses pembentukan citra seseorang. Citra terbentuk berdasarkan pengetahuan dan informasi-informasi yang diterima seseorang. Komunikasi tidak secara langsung menimbulkan perilaku tertentu, tetapi cenderung mempengaruhi cara kita mengorganisasikan citra kita tentang lingkungan. Efektivitas Public Relations di dalam pembentukan citra (nyata, cermin dan aneka ragam) organisasi, erat kaitannya dengan kemampuan (tingkat dasar dan lanjut) pemimpin dalam menyelesaikan tugas organisasinya, baik secara individual maupun tim yang dipengaruhi oleh Public Relations praktek berorganisasi (job design, reward system, komunikasi dan pengambilan keputusan) dan manajemen waktu/ perubahan dalam mengelola sumberdaya (materi, modal dan SDM) untuk mencapai tujuan yang efisien dan efektif, yaitu mencakup penyampaian perintah, informasi, berita dan laporan, serta menjalin hubungan dengan orang. Hal ini tentunya erat dengan penguasaan identitas diri yang mencakup aspek fisik, personil, kultur, hubungan organisasi dengan pihak pengguna, respons dan mentalitas pengguna.

Peran Public Relations

Praktisi Public Relations senantiasa dihadapkan pada tantangan dan harus menangani berbagai macam fakta yang sebenarnya, terlepas dari apakah fakta itu hitam, putih, atau abu-abu. Perkembangan komunikasi tidak memungkinkan lagi bagi suatu organisasi untuk menutup-nutupi suatu fakta. Citra Public Relations yang ideal adalah kesan yang benar, yakni sepenuhnya berdasarkan pengalaman, pengetahuan, serta pemahaman atas kenyataan yang sesungguhnya. Itu berarti citra tidak seharusnya “dipoles agar lebih indah dari warna aslinya”, karena hal itu justru dapat mengacaukannya. Peran Public Relations Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya Kiat dan Strategi Kampanye Public Relations Mengemukakan Public Relations mempunyai peran ganda di satu pihak berupa ia menjaga citra baik terhadap lembaga ataupun organisasi yang diwakilinya dan dipihak lain ia harus berhadapan dengan berbagai situasi yang kurang menguntungkan  seperti opini publik yang negatif kontrofersial, bertentangan hingga menghadapi saat yang paling genting dan krisis kepercayaan dan citra (2000:59)

Public Relations bertindak sebagai komunikator dalam kegiatan komunikasi pada organisasi yang dalam prosesnya dalam dua arah timbal balik dan juga membina hubungan yang baik dengan pihak publik sebagai target sasaran yaitu publik internal dan eksternal 

Peran Public Relations dalam menjaga dan meningkatkan  image yang baik di Perguruan Tinggi

Peran Public relations pada suatu perguruan tinggi sangat penting dimana dalam pertumbuhan perguruan tinggi yang kini tumbuh berkembang  terutama di daerah-daerah perkotaan di setiap propinsi sebagai akibat dari otonomi daerah  dimana setiap perguruan tinggi kini bersaing untuk mendapatkan mahasiswa demi kelangsungan hidup institusinya. Public relations tidak hanya berperan untuk memelihara hubungan dengan para mahasiswanya , lembaga-lembaga pemerintahan maupun swasta tetapi yang lebih penting menghadapi krisis yang sewaktu-waktu dapat muncul sebagai akibat yang bermacam-macam dan tidak dapat diramalkan jauh sebelumnya . Apabila suatu perguruan tinggi mendapatkan masalah diperlukan suatu tindakan untuk menormalisasikan keadaan kembali baik. Pemberitaan yang salah perlu diluruskan berita yang tidak menguntungkan harus dihilangkan dan selanjutnya citra perguruan tinggi harus dikembalikan dan sekaligus ditingkatkan. Oleh karena itu di perguruan tinggi diperlukan keberadaan seorang public relations yang mempunyai keahlian dalam merubah hal-hal yang jelek atau negatif menjadi lebih baik atau positif , yang samar-samar menjadi jelas sehingga perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan tinggi tetap dipercaya    oleh masyarakat dan juga dapat menciptakan opini publik yang positif    berhasil atau tidaknya menciptakan opini yang positif yang dilakukan oleh seorang Public relations bagaimana ia bisa bekerjasama dengan berbagai pihak  media masa untuk mengangkat suatu maksud yang akan disampaikan kepada publik dengan bentuk berita artikel ataupun informasi lainnya bisa tersebar dalam waktu yang bersamaan.  Public Relations bertindak sebagai komunikator dalam kegiatan komunikasi pada organisasi di perguruan tinggi yang prosesnya dalam dua arah timbal balik dan juga membina dan membangun hubungan yang positif dan baik dengan pihak publik sebagai target sasaran yaitu publik eksternal dan internal,  publik mengetahui rencana kebijaksanaan dan usaha-usaha pimpinan dari public relations. Dalam hal itu pimpinan menyempurnakan rencana dan strateginya, melakukan kebijaksanaannya dan meningkatkan usaha-usahanya berdasarkan keadaan, perasaan harapan dan keinginan publik baik publik intern ataupun ekstern dan itu semua diketahui manajer beserta stafnya berkat laporan dari public relations. Kegiatan yang two ways trafic itulah yang menjadi ciri khas public relations yaitu kegiatan top manajemen ke publik dan dari publik ke top manajemen. Kegiatan yang dilakukan public relations dalam membina hubungan dengan publik internal

1. Melakukan komunikasi secara langsung dengan para karyawan yang berPublic Relationsestasi
2. Pertemuan berkala
3. Memberikan pengharagaan kepada karyawan yang berPublic Relationsestasi
4. Memberikan ucapan selamat kepada pimpinan baru
5. Memberikan laporan tentang kegiatan dan perkembangan kampus

Kegiatan yang dilakukan public relations dalam membina hubungan dengan pihak publik eksternal

1. memberikan undangan kepada pers juga melakukan suatu kegiatan dan melakukan jamuan makan
2. Melaksanakan kegiatan konferensi perss
3. Memberikan ucapan selamat kepada instansi pemerintah yang berulang tahun dan juga memberikan ucapan selamat hari raya agama serta berpartisipasi dalam kegiatan yang dilaksanakan pemerintah yang bisa menguntungkan di perguruan tinggi    
4. Membuat Pressrelease tentang semua kegiatan yang dilakukan oleh kampus
5. Personal contact dimana unsur yang penting dalam hubungan ini adalah perlakuan terhadap perorangan yang berhubungan dengan kampus    

Dalam pelaksanaannya public relations melakukan banyak komunikasi baik secara langsung secara personal contact maupun komunikasi melalui mass media     Menciptakan dan menjaga citra merupakan tujuan dari  kegiatan program kerja public relations di perguruan tinggi baik untuk keperluan publiksai ataupun promosi . peran public relations mencakup bidang yang luas menyangkut hubungan dengan berbagai pihak dan tidak berbentuk hubungan dengan arti sempit  karena personal relations mempunyai peran yang cukup besar dalam kegiatan public relations. Bagaimana meningkatkan kesadaran, pengertian dan pemahaman tentang aktifitas perguruan tinggi termasuk membentuk sikap yang menyenangkan, itikad baik, saling toleransi, saling pengertian, saling mempercayai, saling mengghargai dan akhirnya akan menciptakan citra yang baik. Untuk lebih memantapkan   keberadaan public relations ditengah masyarakat, perguruan tinggi terutama yang masih baru berdiri ( juga berlaku kepada perguruan tinggi lama) harus melakukan pengenalan diri mendapatkan pengakuan, memperoleh penghargaan atau kepercayaan serta bantuan dari masyarakat . Dalam keadaan yang penuh dengan persaingan ada beberapa alasan mengapa Public relations sangat penting peranannya  diantaranya

a.             Pertumbuhan perguruan tinggi dan  pendidikan yang makin berkembang

b.            Timbulnya persaingan diatara perguruan tnggi dengan pendidikan lainnya

c.             Adanya kritik dari masyarakat yang memerlukan penangan yang Public Relationsofesional dalam mnemberikan penjelasan yang menyagkut hubungan dengan kegiatan perguruan tinggi

d.            Perkembangan teknologi komunikasi dan media massa yang begitu cepat perlu dmanfaatkan dengan sebaik-baiknya untuk memperkenalkan perguruan tinggi dengan segala fasilitas dan kelebihannya disamping dapat meniungkatkan image perguruan tinggi.

Untuk mencapai sukses dalam menjalankan kegiatan public relations sebagai pembentuk dan penjaga image di perguruan tinggi harus dapat melaksanakan fungsinya dengan baik, dimana fungsi tersebut adalah

1. Menyampaikan kebijaksanaan yang berlaku di perguruan tinggi kepada publik
2. Menyampaikan opini publik kepada manajemen
3. Melakukan promosi action
4. Menjadi image perguruan tinggi dengan menjalin kerja sama denga pihak-pihak tertentu seperti wartawan media cetak ataupun elektronik
5. Menjalin relationship yang baik supaya ada kemudahan dalam liputan internal maupun eksternal

Adapun Peran Public Relations dalam menjaga dan meningkatkan image di perguruan tinggi adalah

1. Menjual image yang menyangkut promosi-promosi
2. Menciptakan pengertian membangun kehendak yang baik dan rasa hormat
3. Menciptakan hubungan dan komunikasi yang harmonis baik untuk publik internal ataupun publik eksternal
4. Mengatasi permasalahan dalam menghadapi krisis yang sewaktu-waktu dapat muncul

Perguruan tinggi yang memiliki reputasi bagus umumnya akan menikmati enam hal yaitu :          

1. Hubungan yang baik dengan para pemuka masyarakat

2. Hubungan yang positif dengan pemerintah setempat

3. Risiko krisis yang lebih kecil

4. Rasa kebanggan dalam organisasi dan diatara khayalak sasasran

5. Saling pengertian antara khalayak sasaran baik internal ataupun eksternal

6. Meningkatkan kesetiaan para staff dan karyawan

PENUTUP

Berada pada situasi persaingan antar perguruan tinggi baik negeri atau swasta maupun dengan institusi pendidikan lainnya yang cukup berat sebuah Perguruan tinggi memerlukan citra atau image yang positif di mata publik. Untuk membangun dan menjaga image tersebut dibutuhkan seorang Public Relations yang  berperan aktif dalam menciptakan, menjaga dan meningkatkan image pada perguruan tinggi. Public Relations merupakan hal yang penting bagi kelancaran aktifitas dan kinerja pada suatu perguruan tinggi karena public relations merupakan jembatan komunikasi bagi publik eksternal maupun publik internal , apabila komunikasi berjalan dengan baik maka aktifitas perguruan tinggi akan berjalan dengan baik pula. Dengan keahlian yang dimiliki oleh seorang Public Relations  dimana mempunyai tugas yang sangat berat karena dia harus membuat segalanya menjadi baik dan menjaga tetap baik bahkan harus meningkatkan segalanya ke yang lebih baik lagi dari sebelumnya. Tugas seorang Public Relations bisa berjalan dengan baik apabila dia mampu menjaga dan meningkatkan image kampus dan masyarakat masih menaruh kepercayaan yang tinggi terhadap kampus tersebut dimana banyak masyarakat dapat mendapatkan ilmu dan Pendidikan yang lebih tinggi dari kampus tersebut. Peran Public Relations di Perguruan Tinggi Sangatlah besar dan penting dalam menjaga dan meningkatkan image Perguruan tinggi di mata publik internal dan eksternal